De nieuwe rol voor facility

Doordat een belangrijk deel van het werk van kantoor naar thuis verschuift, verandert de functie van kantoren. En de functie van de facility manager. De kwaliteit van services en faciliteiten wordt steeds belangrijker. Maar hoe pak je dit op? De sleutel tot succes: multi-service en uitbesteding van IFM.

Voordat COVID-19 het land binnenzeilde, was kantoorhoudend Nederland er druk mee. Het binden en boeien van medewerkers met de arbeidsmarkt als het strijdtoneel in de War for Talent.

Het binnenhalen en vervolgens binnenhouden van talent zorgde voor groene en slimme kantoren met intensieve onboardingprogramma’s, uitstekende services en faciliteiten, veel aandacht voor ontwikkeling en beleving en uitgebreid de ruimte voor formele en informele ontmoetingen met collega’s. Op die manier werd er gebouwd aan een cultuur waar talent onderdeel vanuit wilde maken.

Verbinding raakt verloren

Nu vele kantoormedewerkers noodgedwongen meerdere of alle dagen per week thuis aan het werk zijn, raakt die verbinding verloren. Veel medewerkers missen het spontane en ongeorganiseerde contact met collega’s. Brainstormen of creatief samenwerken is lastig. Er zijn structureel minder kansen om van anderen te leren. En de velen faciliteiten en services op kantoor die werknemers ondersteunden bij hun werk zijn tijdelijk buiten bereik.

Technologische doorontwikkeling vergadertools

Dat thuiswerken, ook wanneer het niet langer opgelegd is, een onderdeel blijft van de nieuwe realiteit is wel duidelijk. In veel gevallen blijkt het nu al goed te werken. En hoewel conference calling door veel werknemers en organisaties als tamelijk 2D wordt ervaren vanwege het gemis aan zintuigelijke ervaring; de technologische doorontwikkeling van VR- en AR-vergadertools, Instant Messenger tooling en intuïtieve online collaboration-tools zal bijdragen aan een meer persoonlijke en authentieke conference-callbeleving. Mogelijk in 3D. Als VR en ‘remote’ het verschil tussen een fysieke en een digitale omgeving steeds kleiner maken, dan zal dat de effectiviteit van het thuiswerken nog verder bevorderen.

Voordelen thuiswerken

Natuurlijk kleven er ook veel voordelen aan thuiswerken. Minder reistijd, betere mogelijkheden om de eigen tijd in te delen, meer aandacht voor het gezin en een positief effect op spits, files en milieu. We ervaren meer akoestische privacy en vergaderen verloopt in veel gevallen effectiever. Uiteindelijk zal thuiswerken leiden tot minder kosten.

Als blijkt dat thuiswerken gedurende meerdere dagen per week de standaard wordt, dan zullen er minder kantoormeters gehuurd worden. Lagere servicekosten. Minder reiskosten. Slechts een deel van deze opbrengsten voor werkgevers moet terug geïnvesteerd worden in de thuiswerkplek.

Nieuwe functie kantoor

Wanneer een groot deel van het werk van het kantoor naar thuis verschuift, zal de functie van het kantoor drastisch veranderen. Je gaat naar kantoor als je wilt ontmoeten, brainstormen, voor creatieve processen en samenwerking. Veel meer dan een omgeving die ‘werken’ faciliteert, wordt het kantoor een plek om de sociale coherentie binnen de organisatie te behouden en te bevorderen. Voor werkgevers bovendien een belangrijk instrument om de thuis weggelekte organisatiecultuur aan te vullen en talent blijvend te binden en te boeien. Kantoren worden flagship stores en experience centers.

Multi-service en Integraal Facility Management

De facilitaire volumes in de kantorenmarkt zullen gaan afnemen nu een significant deel van het werk verschuift van kantoor naar thuis. En doordat contracten kleiner worden, wordt het nog interessanter voor organisaties om diensten te bundelen. De animo voor multi-service of integraal facility management-outsourcing zal toenemen.

Tegelijkertijd zal de vraag naar kwaliteit stijgen. Als werknemers in de toekomst besluiten om naar kantoor te gaan, en ontmoetingen centraal staan, dan moeten de services en faciliteiten op kantoor deze ontmoetingen uitstekend ondersteunen. Ook voor de werkgever belangrijk om die medewerker die nu op afstand werkzaam is maximaal te onboarden.

De facilitaire organisatie zal minder proces gestuurd moeten gaan werken

De facilitaire organisatie zal minder proces gestuurd moeten gaan werken en zich moeten bekwamen op het vlak van community management, programmering en eventing. En nu de thuisomgeving structureel onderdeel is van de werkomgeving en de bedrijfscultuur, zal de verdere integratie van facilitair, HRM en IT op het gebied van workplace management moeten versnellen. Want werken met een workforce die gedurende een deel van de tijd op afstand is, vraagt om uitgebreide ondersteuning, nieuw beleid of andere samenwerkingsvormen op tal van onderwerpen en thema’s.

Dit artikel is gesponsord door D&B.

Dit vind je misschien ook interessant