“We zien een kentering in aanbestedingenland”, valt Petersen met de deur in huis. “Tien jaar geleden deed eigenlijk alleen de top-vijf mee. De laatste jaren zien we echter dat de laag daaronder vaker meedoet én ook nog eens regelmatig wint. Maar het middenkader schoonmaakbedrijf, met tussen de twintig en tweehonderd medewerkers, blijft achter en laat Europese aanbestedingen nog steeds het liefst links liggen.” En dat is zonde, betoogt Petersen. Want veel opdrachtgevers zijn juist op zoek naar een mkb-leverancier. “Het past niet alleen binnen de huidige beweging naar lokaal inkopen, maar daarnaast -en nu chargeer ik misschien wel een beetje- hebben mkb’ers vaak veel kortere lijnen. Helemaal als het gaat om opdrachten van ongeveer 50.000 tot 200.000 euro per jaar. Voor een mkb’er ben je dan al snel een top-drie klant.
Slechte raadgever
“Wat wij merken is dat het mkb vaak wel mee wil doen, maar het simpelweg niet durft of denkt dat het teveel tijd kost. Ze denken dat ze het niet kunnen en dat ze toch geen kans maken. Maar niks is minder waar”, aldus Petersen. Om de drempel voor schoonmaakbedrijven te verkleinen, organiseerde Kaleidon onlangs voor het eerst de gratis workshop MKB Doe Mee, bestaande uit twee sessies. “Tijdens de eerste sessie namen we iedereen mee in de wereld van aanbestedingen. Wat is het nu precies? Hoe werkt het? Wat mag wel en wat mag niet? Want als je iets niet kent, dan voel je daar vaak angst voor. Onbekend maakt onbemind. Maar angst is een slechte raadgever. Daarom proberen we die angst weg te nemen en meer inzicht te geven in hetgeen er gedaan moet worden.”
Op een bierviltje
De tweede sessie focuste op waar je als schoonmaakbedrijf mee te maken krijgt als je gaat inschrijven op een aanbesteding. Als eerste is dat de calculatie, dus de prijsvorming. “Dat is wel even wat anders dan hoe veel mkb’ers het waarschijnlijk gewend zijn”, zegt Petersen.
Als je iets niet kent, dan voel je daar vaak angst voor.”
Hij legt het uit aan de hand van een voorbeeld. “Stel dat het lokale schoonmaakbedrijf het pand hier aan de overkant van de straat wilt schoonmaken. In negen van de tien gevallen zullen ze in gedachten berekenen dat het ongeveer drie uur per dag kost om schoon te maken. Drie uur per dag maal, zeg voor het gemak van het rekenvoorbeeld, dertig euro per uur. Dat is dus negentig euro per dag. Dat twintig dagen per maand, betekent in totaal 1800 euro per maand. Vervolgens schrijven ze die 1800 euro ergens op de achterkant van een bierviltje en zeggen tegen de eigenaar van het pand dat ze voor dat bedrag per maand het pand schoonmaken. Misschien dat ze er nog bij vertellen dat het gaat om drie uur per dag, maar in de meeste gevallen laten ze zelfs dat achterwege.”
Waar komt het bedrag vandaan?
Bij Europees aanbesteden gaat het er wel iets anders aan toe, vertelt de expert. “Daar wordt je namelijk ook beoordeeld op de berekening van hoe je tot die 1800 euro per maand komt. Het gaat om een zeer gedetailleerde calculatie waarbij je op basis van elementen, handelingen en frequenties vanuit de werkprogramma’s de verschillende ruimtesoorten met hun vloerafwerkingen calculeert. Hoe zit het met je uren en met het verbruik van materialen en middelen? Het kan natuurlijk heel goed dat je dan alsnog op die 1800 euro uitkomt. Het gaat erom dat de opdrachtgever precies kan zien waar die 1800 vandaan komt.”
Beter één vogel in je hand…
Het tweede onderdeel van een inschrijving is het kwalitatieve deel. “Ik zeg altijd: je kunt beter één goede offerte maken, dan drie slechte”, aldus Petersen. Er zijn een aantal dingen waar je over na moet denken alvorens je besluit om in te schrijven. Is de klant in dezelfde regio? Wat is de omzet van de opdracht? Maar ook: hoe zit het met het personeel dat overgenomen moet worden?
Je kunt beter één goede offerte maken, dan drie slechte.”
Petersen legt uit: “Stel dat er 100 uur per dag schoongemaakt moet worden en de overnamestaat is goed voor 95 uur. Grote kans dat veel schoonmaakbedrijven dan inschrijven. Maar stel nu dat die overnamestaat maar voor 50 uur is. Bijvoorbeeld doordat veel medewerkers bij het huidige schoonmaakbedrijf willen blijven en op een ander object geplaatst kunnen worden. Dan moet je als overnemend schoonmaakbedrijf dus voor 50 uur zelf mensen regelen. En dat is in de huidige krappe arbeidsmarkt zo makkelijk nog niet. Wees daarom dus selectief in waar je op inschrijft.” De adviseur merkt dat dat al veel gebeurt in de markt. “Waar vroeger soms wel vijftien geïnteresseerden op een schouw afkwamen, zijn dat er nu misschien drie of vier. Zeker nu het vinden van nieuw personeel een groot probleem is, schrijven schoonmaakbedrijven zich niet meer rücksichtslos in op alles wat ze tegenkomen.”
Meer dan duizend woorden
Maar hoe maak je nu indruk met het kwalitatieve deel? Heeft Petersen nog tips? “Om te beginnen: geef geen antwoord op een vraag die niet gesteld is. Vooral mkb’ers hebben er een handje van om uit enthousiasme hele verhalen te beschrijven die niet bij de vraag horen. Dat is hartstikke leuk, maar dat mogen we niet meenemen in de beoordeling.”
Een plaatje zegt meer dan duizend woorden, is zijn tweede tip. Máár daar plaatst hij wel een belangrijke waarschuwing bij. “Zorg dat de afbeelding of foto echt ondersteunend is aan jouw verhaal. Laatst was ik bezig met de beoordeling van inschrijvingen op een aanbesteding voor glasbewassing. Daar stond ergens tussendoor een hele leuke foto van werknemers die bij het pand van de klant bezig waren. Daar wordt de klant automatisch blij van. Alleen wat de werknemers op die foto aan het doen waren, is bij wet verboden! Ze gebruikten een werkmethode die in die situatie helemaal niet is toegestaan.”
Ieder zo z’n vak
Ook raadt Petersen aan om te overwegen om een tekstschrijver in te huren. “Laat me vooropstellen dat een inschrijving echt om de inhoud gaat. Het beoordelingsteam kijkt naar de inhoud en er worden geen punten afgetrokken voor spel- of schrijffouten. Maar voor veel mensen is het nu eenmaal lastig om zaken goed op papier te krijgen. Mkb’ers beschikken vaak over enórm veel vakkennis en kennen vaak ook de specifieke klant. Ze hebben vaak dan ook een heel goed antwoord op de kwaliteitsvragen, alleen weten niet zo goed hoe ze dat moeten verwoorden. Dat is zonde. Een goede tekstschrijver die jouw kennis én passie kan vatten in een overtuigend verhaal, is daarom goud waard. En natuurlijk is het voor de beoordelaars leuk als het een goed stuk is, mooi vormgegeven en waar de creativiteit vanaf spat. Maar uiteindelijk is dat niet waar het om gaat.”
Pak nóóit een oude offerte uit de la, maar begin altijd met een leeg A4'tje.”
De adviseur sluit af met een laatste tip: “Pak nóóit een oude offerte uit de la, maar begin altijd met een leeg A4’tje.” Hoe hard we het ook proberen, meer wil Petersen niet prijsgeven. Grijnzend zegt hij: “Ik heb nog wel twintig tips voor het inschrijven op een aanbesteding. Maar die bewaar ik toch echt voor tijdens de workshop.”
Dit artikel is al een keer eerder verschenen
