Gom wint opnieuw schoonmaakaanbesteding bij European Patent Office

Gom Offices is de komende vijf jaar opnieuw verantwoordelijk voor de schoonmaak, een deel van de glasbewassing, het afvalmanagement, de winterservices en de levering van sanitaire materialen van het European Patent Office (EPO) in Rijswijk. Het schoonmaakbedrijf is al sinds november 2016 verbonden aan EPO en kreeg onlangs de nieuwe aanbesteding gegund.

European Patent Office is de grootste internationale organisatie in Nederland en is gevestigd in Rijswijk. Het pand, gelegen langs de A4, is met zijn open staalconstructie en het vele glas haast niet te missen en beschikt over zo'n tweeduizend flexibele werkplekken. "Zo'n bijzonder pand vraag ook een bijzondere, hoogwaardige schoonmaak", aldus Ben van der Veer, manager key accounts van Gom Offices.

Over de kwaliteitseisen zijn duidelijke afspraken gemaakt

“Over die hoge kwaliteitseisen voor schoonmaak zijn in het eerste contract uit 2016 duidelijke afspraken gemaakt', vervolgt Van der Veer. "EPO zat toen nog in een aangrenzend kantoor uit 1973 dat inmiddels is gesloopt. We hebben de schoonmaakbehoeften duidelijk in kaart gebracht en geïnvesteerd in nieuwe schoonmaakmachines. Ook hebben we continu nauw contact gehouden en goede afspraken gemaakt met de schoonmakers op de werkvloer. Daardoor wist Gom een alsmaar betere kwaliteit te leveren. Met trots kunnen we zeggen dat we hierdoor al ruim anderhalf jaar hoger dan een 9 en inmiddels zelfs een 9.4 scoren voor de schoonmaakkwaliteit."

Wederzijds vertrouwen

Natuurlijk hadden Gom Offices en EPO tijd nodig om elkaar echt goed te leren kennen, zegt Van der Veer. “Door steeds naar elkaar te luisteren, de lijnen kort te houden en onderling steeds sneller te schakelen, ontstond wederzijds respect en vertrouwen. Wat daaraan zeker bijdroeg, was de flexibiliteit die Gom en EPO over en weer lieten zien toen in 2020 als gevolg van de coronapandemie de dagelijkse bezetting van het EPO-kantoor met zo’n 90 procent daalde. Door allebei concessies te doen – ook financiële – kon onze bezetting in het belang van EPO verkleind worden, zonder dat er bij ons gedwongen ontslagen vielen."

"Door allebei concessies te doen, vielen er geen gedwongen ontslagen."

Dat kan Eric Schmitz, Head of Facility Management bij EPO, beamen: “Gom heeft zich de afgelopen jaren bewezen als een betrouwbare en flexibele schoonmaakpartner, die blijvend kwaliteit levert. We zijn Gom Offices dankbaar voor het maatwerk dat ze ons in coronatijd konden bieden. We konden ons kantoor daardoor altijd optimaal en zo efficiënt mogelijk benutten. Reden genoeg om ook voor de komende vijf jaar weer voor Gom Offices te kiezen.”

Schoonmaak naar behoefte (met behulp van data)

Van der Veer ziet de gunning als een bekroning op het harde werk en als een mooi startpunt voor de verdere intensivering en bestendiging van de samenwerking. “Het nieuwe contract richt zich op de verdere borging van de kwaliteit en op contract compliance. De focus ligt daarbij op flexibiliteit en het gebruik van data."

EPO is Gom's eerste opdrachtgever in de kantorenmarkt die gebruikmaakt van diens nieuwe concept FLEX: schoonmaak naar behoefte. "Hierbij laten we het schoonmaakprogramma naadloos aansluiten op veranderende interne of externe ontwikkelingen, zoals een – tijdelijk – hogere of lagere werkplekbezetting", aldus Van der Veer. "Een behoefte bij klanten die we natuurlijk recent gezien hebben in de coronapandemie. Door in te zetten op het gebruik van data over bijvoorbeeld het gebruik van vergaderruimtes of sanitaire ruimtes is het in de toekomst mogelijk de schoonmaakbehoeftes van EPO nog beter te voorspellen. Zo kunnen we EPO ook in de toekomst de hoogwaardige dienstverlening blijven bieden waar de organisatie om vraagt.”