De vraag of ze niet beter de schoonmaak konden inbesteden was niet onlogisch: zowel het Rijk als de gemeente Groningen hebben de schoonmaak inbesteed. Samen met adviesbureau Atir heeft de provincie de voor- en nadelen tegen elkaar afgewogen. De conclusie: ze gingen toch uitbesteden, maar met een grote focus op de sociale component.
KPI’s op sociale component
Wat is die sociale component? Doornbos legt uit dat die voor de provincie Groningen in een aantal dingen zit: goed opdrachtgeverschap, voldoen aan de Code Verantwoordelijk Marktgedrag, periodiek uitvoeren van een tevredenheidsonderzoek onder medewerkers (MTO), het bieden van ontplooiings- en ontwikkelingsmogelijkheden aan medewerkers en aandacht en waardering voor de schoonmaakmedewerkers. Om die zaken te borgen, zijn een aantal KPI’s opgesteld, zoals een audit op sociale duurzaamheid en het MTO, waarop een boete staat als het schoonmaakbedrijf onder de afgesproken norm levert. Het personeel krijgt een bonus als zij boven de norm presteren op het gebied van klanttevredenheid en schoonmaakkwaliteit.
Niet vragen om het vragen
De hoeveelheid KPI’s is beperkt, vertelt Doornbos. Dit omdat ze hebben gekeken naar de gewenste output en niet vragen om het vragen. “Denk vooraf goed na waar je echt wat mee gaat doen en vraag niet om het vragen, voor een opdrachtnemer betekent dat veel extra werk. Als regieorganisatie hebben we informatie nodig om goed zicht te kunnen houden op de output. Dáár moet je over nadenken.”
Goed contractmanagement
Ondertussen is het nieuwe schoonmaakcontract geïmplementeerd. Volgens Doornbos is goed contractmanagement nu van belang. Wat daar volgens haar onder valt? “Het draait om een aantal zaken. Denk aan goed opdrachtgeverschap. Daar hoort realistisch zijn ook bij.” Maar ook: helder communiceren over de wederzijdse verwachtingen, gelijkwaardigheid, eerlijkheid en transparantie en een alerte houding. “Ik zeg vaak: deel je problemen, dan kunnen we altijd kijken welke oplossingen er zijn.”
