Woningcorporatie DUWO Leiden is een grote verhuurder van appartementen en kamers aan studenten. Het beheer is complex, doordat het aanbod is verdeeld over zeer verschillende woonvormen, zoals flats, grachtenpanden en hofjes. De schoonmaak wordt vanwege de omvang van het woningbezit uitgevoerd door diverse bedrijven. Die werken voor de overzichtelijkheid op verzoek van DUWO met Transpaclean. Zo wordt de uitvoering van de schoonmaak voor opdrachtgever DUWO, schoonmaakbedrijven én studenten erg inzichtelijk.
Lenny van den Brink is sociaal beheerder bij DUWO Leiden: “Ik heb veel rechtstreeks contact met onze huurders, al is dat in coronatijd helaas wat minder direct dan onder normale omstandigheden. Mijn werk is erop gericht om de leefbaarheid te vergroten en te bemiddelen bij sociale problematiek zoals overlast. Ik kijk ook naar de schoonmaak: alles om het voor studenten nóg leuker te maken om in een ruimte van ons te wonen.”
Communicatiemiddel
“Transpaclean is voor ons een handig hulpmiddel om helderheid te krijgen en geven over de schoonmaak. Onze huurders betalen voor de schoonmaak, maar ze wisten tot voor kort niet goed wat ze mochten verwachten. Dat is door Transpaclean inzichtelijk geworden: als ze nu in de hal of gemeenschappelijke keuken een QR-code scannen, komen ze in de app met duidelijke informatie. Ze zien hoe vaak de schoonmaker komt en welke werkzaamheden hij of zij dan uitvoert. Want dat kan per keer verschillen: sommige werkzaamheden worden een paar keer per week uitgevoerd, andere bijvoorbeeld elke maand.”
“Ze zien ook in de app welke werkzaamheden de schoonmaker heeft uitgevoerd. De studenten kunnen er opmerkingen en complimenten bij zetten of verzoeken doen. Daarmee is het een communicatiemiddel tussen de schoonmaker en de studenten.”
Ook defecten melden
De communicatie werkt in twee richtingen: “Een erg handige functie is dat de schoonmakers in de app kunnen zetten als ze geplande werkzaamheden niet kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld omdat de gang vol staat met vuilniszakken of een aanrechtblad vol vuile vaat. Ik krijg dan direct een melding, zodat ik actie kan ondernemen. Op mijn verzoek is er een functionaliteit aan Transpaclean toegevoegd, namelijk dat ik ook een melding krijg als er iets defect is. Bijvoorbeeld een kapotte doucheslang. Studenten nemen niet altijd de moeite om dat door te geven: ze gebruiken gewoon een andere douche. Maar het schoonmaakbedrijf meldt dat nu wel, zodat ik het kan laten oplossen.”
Afspraken zijn helder
Er werken meerdere schoonmaakbedrijven voor DUWO en de afspraken over wat wordt schoongemaakt kunnen per pand verschillen. Het is best een klus om het overzicht te houden en Transpaclean helpt daarbij. De afspraken uit de contracten zijn vastgelegd in de app en daardoor zijn ze voor alle partijen duidelijk: de schoonmaker weet welke werkzaamheden hij of zij moet uitvoeren, DUWO heeft direct helder of het werk volgens de afspraken verloopt en de studenten weten wat ze kunnen verwachten. Dat geldt niet, zoals in het verleden, alleen voor de coördinerende student-beheerders, maar voor alle huurders. Het systeem voldoet al met al goed aan onze behoeften.”
Direct enthousiast
Hoe denken schoonmaakbedrijven over het systeem? Asito Apeldoorn is inmiddels een enthousiaste gebruiker, vertelt projectleider Berry van Werven. “We oriënteerden ons op systemen waarin we onze werkzaamheden goed konden vastleggen en kregen een demonstratie van TranspaClean. Daar waren we direct enthousiast over. Een voordame heeft een instructie gekregen over hoe het werkt, heeft het systeem ingericht en zo zijn we gestart.”
Dit artikel is gesponsord door TranspaClean.
