Dankzij het gebruik van software 20 procent meer winst of het werk van tien personen met twee medewerkers doen. ‘’Het kan,’’ zegt ondernemer Maarten Kooijman van brillenmerk Looplab. Automatiseren maakt het werk makkelijker, sneller en scheelt fouten. Maar hoe maak je een keuze tussen alle soorten software en hardware met bijbehorende prijzen.
Onderzoek naar tijdsverspilling
Allereerst is het belangrijk om te onderzoeken aan welke taken je tijd verspilt. Of doe de digitaliseringsscan van de KVK en ontdek waar jouw kansen liggen. Ondernemer Marco Groeneveld runt Pasman Integraal Vastgoedonderhoud, een bedrijf dat vastgoed onderhoudt met bijvoorbeeld schilderwerk. Hij bracht alle taken binnen zijn bedrijf in kaart en rekende uit hoeveel tijd die kostten. Zo ontdekte hij dat zijn personeel veel tijd kwijt was aan het digitaal invoeren van handgeschreven briefjes met benodigd materiaal. Nu zet zijn personeel dat benodigde materiaal in een digitaal systeem.
ROI berekenen
Reken uit wat die software of hardware je oplevert, oftewel: bereken de Return On Investment (ROI). Kooijman schafte jaren geleden dure boekhoudsoftware aan. “Eigenlijk trokken we toen een veel te grote broek aan. We waren nog te klein voor zulke dure software. Maar dankzij die software konden we wel groeien.” Om de aanschaf van software of hardware te financieren is het mogelijk om in aanmerking te komen voor een subsidie of andere vorm van financiering zoals microkrediet of een MKB-krediet.
Personeel trainen
Train jezelf en je personeel om de software of hardware te gebruiken. Bij Pasman Integraal Vastgoedonderhoud krijgt iedere nieuwe medewerker een softwaretraining van twee dagen. Dat kost Groeneveld al snel zo’n 2000 euro per medewerker, maar dat betaalt zich terug. “Een getrainde werknemer is productiever en zoekt ook zelf naar efficiëntere manieren om met de software om te gaan Een niet-getrainde medewerker daarentegen zal de software misschien verkeerd gebruiken en fouten maken. De medewerker is in dat geval extra tijd kwijt aan uitzoeken hoe de software werkt en jij bent extra tijd en soms zelfs geld kwijt aan het herstellen van fouten.”
Inzicht in data
Inzicht in data helpt onder andere om betere klantenservice te verlenen, in te spelen op kansen, je voorraad beter te beheren en efficiënter om te gaan met personeel. Data vind je in onder andere je digitale kassasysteem, je reserveringssysteem, je voorraadsysteem, e-mailmarketingtool. Let op: houd rekening met de privacywetgeving als je persoonsgegevens verzamelt. Data biedt inzicht in kansen. Je hebt bijvoorbeeld last van stijgende kosten of je wilt simpelweg meer omzet of marge maken. Kijk waar verborgen tijdsrovers of kosten zitten. Of onderzoek welke variant van je product of dienst populair is. Combineer verschillende soorten data en kom tot nieuwe inzichten. Kijk of je met een kleine actie het cijfer omhoog of omlaag kunt brengen. Dat kan een groot verschil maken over een langere periode.
Bron: KVK
