‘Veilige terugkeer naar kantoor gaat niet zonder slimme technologie’

Wie mag wanneer op kantoor komen, en waar? Het is een zeer relevante en veelgestelde vraag in de 1,5 meter-samenleving. Mapiq heeft daarom Mapiq’s Office Shifts ontwikkeld, een tool waarmee grote organisaties werknemers veilig weer aan het werk helpen.
Sander Schutte, CEO Mapiq: "Je hoeft niet altijd naar kantoor. Maar aan alleen thuiswerken kleven ook nadelen."

Het nieuwe normaal en de 1,5 meter-samenleving vergt veel aanpassingen van werkgevers. Vooral nu kantoren voorzichtig weer worden bezet. Van plexiglas om werkplekken te scheiden tot temperatuurcontroles bij de ingang en eenrichtingsverkeer in de gangpaden: kantoren worden coronaproof gemaakt. Maar coronaproof begint al bij de capaciteit. Uit de data van Mapiq blijkt dat de beschikbare bureaus met gemiddeld 43 procent zullen afnemen. “Dit betekent dat voorlopig slechts de helft van de medewerkers op kantoor kan zijn. Wie mag dan wanneer op kantoor komen, en waar?”, legt Sander Schutte, CEO van Mapiq, de vraag voor.

Mapiq’s Office Shifts

Hij ziet dat er nu veel wordt gewerkt met Excel-sheets, waarop wordt bijgehouden wie wanneer op kantoor welkom is. “Maar dat is inefficiënt en werkt niet voor bedrijven met duizenden werknemers.” Als softwarebedrijf dat mensen helpt om slimmer te werken en kantoorruimte beter te benutten, heeft Mapiq de oplossing, stelt Schutte. “Via Mapiq’s Office Shifts kunnen grote organisaties werknemers veilig weer aan het werk helpen door eenvoudig te coördineren wie naar kantoor kan komen, waar en wanneer.” Hoe het werkt? Via de app kunnen werknemers makkelijk aangeven wanneer zij naar kantoor komen, door een shift te boeken op de dag die hen het beste uitkomt. Om dit te stroomlijnen, en de juiste teams samen te laten komen, kan het management aan diverse groepen verschillende prioriteitsniveaus toekennen.

Op basis van een 3D-plattegrond van het kantoor en de locatie van de bureaus kunnen we de maximale kantoorcapaciteit berekenen

Mogelijkheden en beperkingen

Bedrijven kunnen via Mapiq’s Office Shifts anticiperen op de veranderende regels en hebben de mogelijkheden om de kantoorcapaciteit uit te breiden. Een voorbeeld: zodra de restricties voor sociale distantiëring afnemen, kan het management ervoor kiezen om medewerkers meer dagen per week naar kantoor te laten komen. Het begint daarbij met het in kaart brengen van de kantoorcapaciteit via de Office Capacity Calculator van Mapiq. Deze tool geeft namelijk inzicht in de mogelijkheden en beperkingen.

“Op basis van een 3D-plattegrond van het kantoor en de locatie van de bureaus kunnen we de maximale kantoorcapaciteit berekenen en laten zien hoeveel werkplekken veilig te gebruiken zijn. “Onze Office Shifts-functionaliteit helpt bedrijven vervolgens om medewerkers naar de beschikbare ruimte te begeleiden”, legt Schutte uit. Vandaar, zo stelt hij, ook het belang van een quotum per medewerker. “Nadat de nieuwe capaciteit per gebied is gedefinieerd, kunnen werknemers hun werkdagen op kantoor afstemmen. Medewerkers krijgen een quotum en kunnen een datum kiezen en aangeven in welk gebied ze willen werken.”

Uitdaging om werknemers gelijkmatig te verdelen

Zodra de regels voor sociale distantiëring afnemen, gaat het niet meer om het plannen van dagen voor werknemers om terug te keren naar kantoor, maar is het de uitdaging om werknemers gelijkmatig over de beschikbare ruimte te verdelen, weet Schutte. “Dat kan met Mapiq’s Building Display: een oplossing die realtime inzicht geeft in de bezetting in het kantoorpand. Via een afstandsalgoritme en sensorgegevens geeft deze oplossing inzicht in hoeverre de huidige bezetting de mogelijkheid geeft om de vereiste social distance te bewaken op een verdieping. Mapiq’s Building Occupancy Display kan bij de ingang van het kantoor worden geplaatst en vergemakkelijkt door de gevisualiseerde inzichten de zoektocht naar een stille werkvloer voor iedereen die naar kantoor komt.”

Flexibel werken de norm

Schutte denkt overigens dat flexibiliteit de norm wordt. “Je hoeft niet altijd naar kantoor. Maar aan alleen thuiswerken kleven ook nadelen. Ontmoeten, samenwerken en complexe problemen oplossen gaan gemakkelijker face-to-face.” De CEO van Mapiq ondersteunt het met een voorbeeld uit zijn praktijk. “Deze middag nog, ik liep bij een van onze datascientists langs het bureau en zag op haar scherm iets interessants. Zij kon het meteen demonstreren en de meerwaarde van die tool uitleggen. Ik zou dit niet in zo’n vroeg stadium hebben geweten als ik thuis zou hebben gewerkt, zoiets ontstaat spontaan omdat je op kantoor bent.”

Het is essentieel om werknemers op de hoogte te houden en ervoor te zorgen dat ze gedurende de week gelijkmatig op kantoor worden verspreid

Nieuwe blik op kantoorbezetting

Schutte is er dan ook van overtuigd dat er een nieuwe blik op kantoorbezetting komt, waarbij flexibiliteit de norm wordt. En waar slimme technologie onmisbaar is. Schutte: “We zitten in de fase waar bedrijven de veiligheid van medewerkers moeten borgen. Het teruggaan naar kantoor kan eng zijn voor werknemers. Waar kan ik veilig werken? Is deze vergaderruimte groot genoeg? Zitten mijn teamleden op kantoor? Het is essentieel om werknemers op de hoogte te houden en ervoor te zorgen dat ze gedurende de week gelijkmatig op kantoor worden verspreid.”

iTechnologie helpt daarbij. “En het grappige is, bedrijven denken altijd aan ingewikkelde implementatietrajecten, maar voor Mapiq’s Office Shifts geldt dit niet”, verzekert Schutte. “Het is zo geregeld, en in te passen in de bestaande ICT-structuur. In Nederland, maar ook in India en Australië. Inloggen kan zelfs met het company account. Dus weg met Excel-sheets of e-mails en aan de slag met Mapiq’s Office Shifts voor een veilige kantoorcapaciteit.”

Dit artikel is gesponsord door Mapiq