Een loonstop die geen stand hield
In deze zaak werd een loonstop opgelegd omdat de werknemer onvoldoende zou meewerken aan zijn re-integratie. Op papier leek de werkgever zorgvuldig te hebben gehandeld. Er waren oproepen gedaan, instructies gegeven en stappen gezet. Alleen: de werknemer had deze communicatie nooit ontvangen. De reden? Verkeerde contactgegevens. Het gevolg laat zich raden: de loonstop hield geen stand en de werkgever moest alsnog het loon betalen.
Deze situatie is geen uitzondering die je kunt wegzetten als pech. Zeker in de schoonmaakbranche, met een grote en diverse groep medewerkers, vaak verspreid over verschillende locaties, is dit risico reëel. Juist dan is het essentieel dat communicatie rondom verzuim niet alleen goed bedoeld is, maar ook aantoonbaar aankomt.
De basis op orde: contact en bewijs
Want daar zit de kern: als werkgever draag je feitelijk de bewijslast dat een werknemer de informatie heeft ontvangen. Niet alleen dat je iets hebt verstuurd, maar dat het de werknemer daadwerkelijk heeft bereikt. En dat is een belangrijk verschil.
Wij merken tijdens bijvoorbeeld onze trainingen dat hier luchtig over gedaan wordt, maar het blijkt erg belangrijk. Wat veel werkgevers onderschatten, is dat het controleren van contactgegevens bij een ziekmelding geen formaliteit is, maar een cruciale stap in het proces. Het gaat dan om het woonadres, e-mailadres en telefoonnummer. Binnen de kaders van de Autoriteit Persoonsgegevens is het toegestaan om deze gegevens op te vragen en te verifiëren in het kader van verzuimbegeleiding. Dat is geen overbodige luxe, maar een noodzakelijke voorwaarde om je rol als werkgever goed te kunnen vervullen.
In de dagelijkse praktijk zie ik nog te vaak dat men uitgaat van bestaande gegevens in het systeem. Maar hoe actueel zijn die? Medewerkers verhuizen, veranderen van telefoonnummer of gebruiken een ander e-mailadres. Zeker in een branche met veel dynamiek en personeelswisselingen is de kans op verouderde informatie groot.
Ziekmelding, check de contactgegevens
De les uit deze rechtspraak is dan ook helder: controleer actief en leg dit vast. Vraag bij een ziekmelding expliciet naar de actuele contactgegevens en bevestig deze. Daarnaast is het verstandig om na te denken over de manier waarop je communiceert. Vertrouw niet op één kanaal. Combineer bijvoorbeeld e-mail met telefonisch contact of een brief. Bij belangrijke stappen in het re-integratietraject – zoals een oproep voor een gesprek of een waarschuwing voorafgaand aan een loonmaatregel – is het raadzaam om extra zekerheden in te bouwen. Denk aan aangetekende post of een leesbevestiging bij e-mail.
Het doel hiervan is niet om juridisch alles dicht te timmeren, maar om misverstanden te voorkomen. Want uiteindelijk heeft niemand baat bij een situatie waarin communicatie langs elkaar heen loopt. Niet de werkgever, maar zeker ook de werknemer niet. Voor de schoonmaakbranche, waar operationele druk en personele uitdagingen vaak samenkomen, is dit een relatief eenvoudige verbetering met grote impact. Door de basis op orde te hebben – correcte contactgegevens en aantoonbare communicatie – voorkom je dat een inhoudelijk juiste aanpak strandt op een procedurele fout.
En misschien is dat wel de belangrijkste les: goed werkgeverschap begint niet alleen bij de juiste intenties, maar ook bij zorgvuldige uitvoering. Soms zit het verschil tussen gelijk krijgen en gelijk halen in iets kleins. Zoals een juist adres.
Angelo Wiegmans is raadgever voor werkgevers en specialist op het gebied van verzuim. Vanuit Bedrijf Plus helpt hij werkgevers bij problemen in verzuimdossiers, organisatievraagstukken, UWV bezwaarprocedures, WGA-herbeorodelingen en het maken van de afweging ERD WGA en Ziektewet.
