‘Schoonmaak is voor ons heel belangrijk’, begint Ger Seetsen, facilitair manager bij GGD Zuid-Limburg, het gesprek. ‘We zijn een gezondheidsorganisatie en ontvangen cliënten op uiteenlopende locaties. Het hygiëneniveau op deze locaties moet hoog zijn. Dat vraagt om een andere standaard dan in een gemiddelde kantooromgeving.’

Prijs niet doorslaggevend

Hij vertelt dat de gezondheidsdienst daarom heel bewust een schoonmaakleverancier selecteert. ‘Het is geen kwestie van zo goedkoop mogelijk inkopen. Een goede prijs-kwaliteitverhouding en partnerschap; dát vinden we belangrijk.’

Bij de laatste aanbesteding voor schoonmaak was prijs dan ook niet langer de doorslaggevende factor. ‘Dat was ondergeschikt aan de schoonmaakkwaliteit en de samenwerking met elkaar. Zo hebben we heel nadrukkelijk uitgevraagd hoe de inschrijvende partijen het contact tussen de uitvoering en ons als opdrachtgever zouden organiseren’, zegt Seetsen. ‘We hebben veel locaties, dus korte lijnen en directe communicatie zijn essentieel.’

De aanbesteding leidde uiteindelijk tot een gunning aan Vebego Cleaning Services.

Focus op je corebusiness

Bij Fujifilm raakt schoonmaak ook het primaire proces. In de fabrieken worden producten als fotopapier gemaakt. Site Services & Engineering manager Ruud Backelandt en facility coördinator Nathalie Albers leggen uit dat goede hygiëne op de productielocaties van groot belang is: als er stofdeeltjes, haren of andere vervuilingen ronddwarrelen, dan kan dat duidelijk zichtbaar in het eindproduct terechtkomen. En dat is een absolute no-go. Kortom, de schoonmaak moet goed gebeuren.

Het uitbesteden van schoonmaak – net als de andere facilitaire diensten zoals groenonderhoud, catering en beveiliging – is een bewuste keuze. ‘Wij geloven dat je je moet focussen op waar je goed in bent en geen nevenactiviteiten moet oppakken waar je geen expertise in hebt. Schoonmaak is niet onze specialiteit, daar zijn andere partijen beter in’, stelt Backelandt.

Vertrouwen groeit met de jaren

Die keuze voor uitbesteden betekent niet dat Fujifilm lichtzinnig omgaat met de selectie van een partner. Juist omdat schoonmaak zo’n impact heeft op het eindproduct, is vertrouwen essentieel. Dat vertrouwen bouw je volgens Backelandt niet op met korte contracten of door regelmatig te wisselen van leverancier, maar door langdurig samen te werken. En hij kan het weten, want Fujifilm vertrouwt de schoonmaak al meer dan veertig jaar toe aan Asito. Een mijlpaal die onlangs zelfs bekroond werd met een Best Practice Award [link invoegen].

Backelandt: ‘We vertrouwen de mensen van Asito en hun manier van werken. We zijn tevreden over de kwaliteit van de dienstverlening, we kunnen open en eerlijk met elkaar in gesprek en ze zijn flexibel genoeg om zich aan te passen als dat nodig is. Het is een prettige partij om mee samen te werken en we weten wat we aan ze hebben. Waarom zou je dat dan veranderen?’

Werkzaamheden uitbreiden

Die langdurige samenwerking heeft er bovendien toe geleid dat steeds meer werkzaamheden bij de schoonmaakpartner zijn komen te liggen. Waar het begon met alleen reguliere schoonmaak, zijn in de loop der jaren ook andere taken uitbesteed, zoals legionellabeheer, het beheren en uitdelen van veiligheidskleding, en zelfs het reinigen van gasmaskers.

‘Daarmee leggen we onze veiligheid deels in de handen van Asito’, aldus Albers. ‘Dat kan alleen omdat we hen vertrouwen. Taken die we eerst zelf deden, maar die niet tot onze corebusiness behoren, hebben we door de jaren heen bij hen gelegd. Het is fijn als een specialist dat uit handen kan nemen.’

Contractmanagement

In de veertig jaar dat de twee partijen met elkaar samenwerken, is er dus vrij veel veranderd. Dat heeft ook gevolgen voor het contract. Deze ligt niet verstopt achter in een archiefkast, maar wordt netjes gemanaged door Backelandt en Albers. ‘We leggen ook Asito gewoon langs de meetlat, want het contract kan niet uit de pas gaan lopen.’

GGD Zuid-Limburg wordt voor het contractmanagement ondersteund door Key-Quality, het adviesbureau dat ook de schoonmaakaanbesteding begeleidde. ‘Nadat je een contract afsluit, wil je het natuurlijk ook blijven bewaken, beheren en controles uitvoeren. Maar dat is een vak apart. Vandaar dat we daar hulp voor ingeschakeld hebben’, aldus Seetsen.

Onderling overleg

Beide opdrachtgevers vertellen hoe het contractmanagement eruitziet. Als eerste valt op hoe belangrijk continue onderlinge afstemming is voor beide partijen. Op vaste momenten hebben ze overleg met de schoonmaakbedrijven. Niet alleen op het moment dat er nood aan de man is; juist ook als het goed gaat.

Zo zegt Seetsen: ‘Elke maand heb ik met alle contactpersonen overleg om de actuele stand van zaken te bespreken. Soms zijn we binnen vijf minuten klaar omdat er niks te melden is, maar toch vinden we het belangrijk om deze momenten erin te houden. Daarnaast hebben we vier keer per jaar een kwartaaloverleg met Vebego en Key-Quality.’

Contract up-to-date houden

Bovendien worden de contracten regelmatig geëvalueerd en, indien nodig, aangepast. Zo vertelt Backelandt dat één van de fabrieken van Fujifilm onlangs gestopt is. ‘Als de business verandert, dan moeten diensten als schoonmaak ook meebewegen. We kijken dan samen met Asito hoe we dat aanpakken.’ Daarnaast gaan ze in de evaluatiefase in gesprek met de gebouweigenaren over of zij tevreden zijn met de huidige schoonmaakfrequentie of dat er iets gewijzigd moet worden. Ook wordt beoordeeld welke op regiebasis uitgevoerde werkzaamheden in het contract worden opgenomen.

Dat herkent Seetsen: ‘We evalueren jaarlijks het contract. Staat alles er nog in? Zijn we niks vergeten? Het is belangrijk om je contract constant bij te houden. Zo hadden we op één van onze locaties nog een contract voor de sanitaire voorzieningen met een andere partij. Dat liep onlangs af en Vebego nam het over. Dan moet het contract aangepast worden: waar gaat het precies om en wat betekent dit onderaan de streep voor de maandelijkse kosten?’

Hij vervolgt: ‘Ook incidentele vragen of opdrachten die niet in het reguliere contract staan, houden we tegen het licht. Zo kwamen we erachter dat de lamellen al vijf jaar niet gereinigd waren. Dat hebben we toen als aparte opdracht bij Vebego neergelegd. Nu hebben we in het contract laten opnemen dat dat eens in de twee jaar standaard gebeurt.’

Afspraken over indexering

Ook onderdeel van contractmanagement is het maken van afspraken over prijsindexering. Daarover zegt Seetsen: ‘Wij hebben concreet met elkaar afgesproken wat de jaarlijkse prijsindexering bedraagt die wij hanteren, tenzij het aantoonbaar is dat dat enorm afwijkt van de markt. Dan gaan we met elkaar in gesprek. We vonden het belangrijk om netjes vast te leggen hoe we daarmee omgaan.’

Lange contracten

Wat bovendien opvalt, is dat beide partijen kiezen voor langdurige contracten met de schoonmaakbedrijven. Het contract tussen GGD Zuid-Limburg en Vebego duurt vier jaar, en kan nog twee keer met een jaar worden verlengd. Het hernieuwde contract tussen Fujifilm en Asito krijgt een looptijd van drie jaar.

Backelandt: ‘We weten dat langetermijncontracten voor schoonmaakbedrijven heel belangrijk zijn, zodat ze op basis daarvan kunnen plannen. Als opdrachtgever kun je wel elke twee jaar switchen of bij het minste en geringste de boel opzeggen, maar dan bouw je nooit iets met elkaar op. En dat is juist zo belangrijk: dat je elkaar vertrouwt, weet wat je aan elkaar hebt, dat je met elkaar mee kunt denken en dat je het ook eerlijk tegen elkaar kunt zeggen als iets niet goed is.’

Zijn tip aan inhuurders van schoonmaak is dan ook: ‘Switch niet continu van schoonmaakbedrijf. Je creëert daarmee onnodige onrust in de organisatie.’

Toegevoegde waarde tonen

Voor schoonmaakbedrijven heeft hij ook advies: ‘Zorg dat je het vertrouwen van de opdrachtgever behoudt. Dat klinkt makkelijk, maar het komt te voet en gaat te paard. Kom je afspraken na, controleer dat ook zelf, en blijf in gesprek. En: blijf je toegevoegde waarde tonen. Zoals die keer dat wij een lekkage in de fabriek hadden, waardoor er heel veel roestvorming op de machines was en de boel stil kwam te liggen. We belden Asito en die konden ons snel uit de brand helpen. Binnen no-time konden we weer opstarten. Dat is toegevoegde waarde.’

Vertrouwen op de specialist

Wat opviel in de gesprekken met beide opdrachtgevers is hun vertrouwen in de schoonmaakbedrijven waarmee ze samenwerken. Ze zijn zich bewust van het belang van schoonmaak, zien de schoonmaakbedrijven echt als specialist en willen graag samen met hen iets opbouwen. Hoe je dat bereikt? Onder meer door langdurige schoonmaakcontracten, wordt duidelijk uit de verhalen van Fujifilm en GGD Zuid-Limburg. Maar dat betekent niet dat je jarenlang niet naar het contract hoeft om te kijken. Evalueer, pas aan waar nodig en vooral: blijf met elkaar in gesprek. Dat is de basis van elke goede samenwerking.