In veel organisaties, en zeker in de schoonmaak, wordt nog verrassend veel met papier gewerkt. Werkbriefjes, planningen, overdrachten… het slingert overal rond. In mappen, jaszakken, postvakjes. En omdat we het al zo lang doen, vinden we het heel normaal. We denken er eigenlijk niet eens meer over na.
Maar eerlijk? Het werkt gewoon niet zo lekker.
Papier lijkt misschien handig, maar in de praktijk zorgt het juist vaak voor gedoe. Dingen raken kwijt, of staan op meerdere plekken tegelijk. Een goede overdracht is lastig, je moet zoeken naar informatie en het is lastig om er data of inzichten uit te halen. En duurzaam is het natuurlijk ook niet echt. Zolang alles precies volgens plan loopt, gaat het nog. Maar zodra er iets verandert, merk je meteen hoe stroperig het wordt.
Uiteindelijk werkt digitalisering alleen als mensen het ook echt willen gebruiken.”
Ook bij Asito hebben we jarenlang met papier gewerkt op bepaalde onderdelen. Niet omdat we dat per se wilden, maar gewoon omdat het zo gegroeid is. De processen waren erop ingericht en het werkte 'goed genoeg'. Waarom zou je het veranderen?
Totdat we op een gegeven moment besloten: dit moet anders. Wij zetten nu de stap naar volledig digitaal werken, tot op de werkvloer. Dus geen papieren roosters meer, maar digitale planningen. Geen werkbriefjes meer, maar alles in één systeem. Meldingen niet meer via losse briefjes of achteraf bellen, maar direct vastgelegd vanaf de werkvloer via One Go.
En dat levert veel op. Processen worden ineens een stuk overzichtelijker en efficiënter. Kwaliteitsmetingen staan direct goed vast, taken zijn makkelijk in te plannen en toe te wijzen, en iedereen werkt met dezelfde informatie op één plek. En misschien nog wel het belangrijkste: doordat je data verzamelt, krijg je inzichten waarmee je betere keuzes maakt. Dat zie je ook terug in de praktijk. Storingen worden aanzienlijk sneller opgelost (tot wel 92%) en op verschillende locaties levert het tientallen uren per week aan tijdswinst op.
'Digitalisering op de werkvloer werkt pas echt als de app simpeler is dan de pen.'
Met ons platform maken we dat zo laagdrempelig mogelijk. Het moet gewoon werken voor iedereen op de werkvloer. Dus geen ingewikkelde systemen of handleidingen, maar een app die logisch aanvoelt en in elke taal te gebruiken is. Want uiteindelijk werkt digitalisering alleen als mensen het ook echt willen gebruiken.
En inmiddels gaan we nog een stap verder, met AI. Stel: iemand ziet iets wat niet klopt en wil daar een melding van maken. Dan hoeft diegene niet meer van alles in te vullen. Een foto maken is genoeg. De app herkent wat er aan de hand is en maakt automatisch de melding aan. Minder gedoe, minder fouten en sneller geregeld.
Voor mij gaat digitalisering dus niet over technologie om de technologie. Het gaat erom dat het werk beter en fijner wordt. Minder ruis, meer overzicht, en meer inzichten om te blijven verbeteren.
Chantal Snijders, innovatiemanager bij Asito.
